Pada umumnya banyak software pengolah kata yang digunakan dalam kegiatan pembuatan dokumen, laporan, tugas, dan lainnya. Contoh software pengolah kata yang sering digunakan adalah ”Microsoft Office Word” dari Microsoft Windows. Namun, masih banyak lagi software pengolah kata, seprti: Open Office Writer, Corel Word Perfect, Libre Office Writer, dan lainnya. Microsoft Office Word memiliki beberapa fitur yang sangat membantu user, seperti : mail merge (pembuatan surat massal), pembagian halaman menjadi beberapa section, pembuatan daftar isi secara otomatis, Equation editor, dan autotext tabel serta thesaurus.
Mail Merge
Berikutadalah cara mengoperasikan fitur mail merge pada Microsoft Word 2007.
Ketiklah daftar penerina surat
Ex: Nomor :
Kepada :
Alamat :
Perihal :
Kemudian klik “Mailings” – “Start Mail Merge” – pilih “Step by Step Mail Merge Wizard”
Maka akan ada tampilan dialog box di sebelah kanan layar.
Pilih “Letters” – klik “Next: Starting document” – Pilih “Use the current document” – klik “Next: Select recipient”
Kemudian akan muncul menu lanjutan pilih ”Type a new list” kemudian pilih “Create” dan akan muncul kotak dialog New Addres List pilih “Costumize colums”. Untuk menambah hal-hal yang akan dicantumkan sebaiknya hapus semua list duludengan “delete”kemudian tambahkan list dengan memilih “add” klik OK, kemudian simpan.
Kemudian kembali pada menu mail merge “Use an existing list” kemudian “Next: Write your letter” pilihlah “More item” pilih list yang akan ditambahkan dan klik “Insert” dan “Close”
Setelah itu pilihlah “Next: Preview your letters” dan pilih penerima dengan “<>” dan untuk mengedit penerima pilih “Edit recipient list” dan untuk menyelesaikan pilih “Next: Complete the merge”
Memisahkan tiap halaman dengan Section
Setelah data ataupun dokumen diketik biasanya untuk memisahkan tiap bab kita menekan “Enter” hingga bab tersebut terpisah dengan bab sebelumnya. Ini adalah teknik memisahkan halaman yang lebih mudah. Tempatkanlah kursor pada antar bab pada okumen yang telah diketik. Kemudian pilih menu “Page Layout” klik “Break” dan pilih “Next Page” maka secara otomatis bab yang baru akan berpindah ke halaman berikutnya.
Membuat Nomor Halaman
Untuk mengetahui nomor halaman diperlukan pemberian nomor halaman dengan cara sebagai berikut.
Klik menu “Insert” pilih “Page Number” kemudian pilihlah tataletak nomor halaman misalnya“Bottom of Page” dan untuk memilih format penomoran pilih “Format Page Number”
Membuat daftar isi dengan table of content
Upayakan halaman telah diberi nomor, Blok bagian yang akan dimasukkan ke daftar isi. Kemudian pilih tab Home dan klik Style Heading 1. Kalian dapat membuat atau memodifikasi format style sesuai dengan yang diinginkan. Lakukan hal ini untuk tulisan Daftar Isi, Daftar Gambar, Daftar Tabel dan Judul Bab.
Masuk ke halaman daftar isi kemudian pilih tab ”References” dan klik “Table of Content” dan pilih “Insert Table of Content” pilih option atur heading dan ok.
Dan jadilah daftar isi otomatis , apabila akan ditambah bab baru maka klik Update Table.
Cara membuat lambang eksakta (Equation Editor)
Pertama-tama klik menu Insert – Equation – Insert New Equation
Kemudian, pilih lambang eksakta pada “Structures” sesuai kebutuhan anda.
Demikian penjelasan fitur-fitur yang ada di aplikasi pengolah kata. Semoga bermanfaat…
ADE EFIN 